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¿Cuál es la forma correcta de organizar una reunión de equipo?

Con frecuencia en el trabajo se pierde tiempo valioso por cuestiones internas que guardan relación directa con el trabajo, y el mejor ejemplo de ello son las reuniones.

Con frecuencia las reuniones de trabajo son una pérdida de tiempo para muchos de los participantes. Esto sucede sobre todo en grandes empresas o aquellas que tradicionalmente precisan de contactos constantes con otras identidades empresariales.

¿Pero cómo organizamos una reunión eficiente?

Esto no es un trabajo complejo en términos generales, sino organizativo ante todo. Lo más importante es no celebrar reuniones por tradición o de forma periódica si no es necesario, es decir, sólo celebrar reuniones cuando es realmente imprescindible y hay temas que tratar en ellas que son de relevancia para los asistentes. Si se celebran es sumamente importante no perder el tiempo en detalles y temas secundarios, y tratar estas últimas cuestiones sólo con el personal involucrado en la tarea. También conviene establecer un tiempo de reunión, es decir, limitarlas en el tiempo.

Existen un tipo de reunión denominadas start-up, que consisten sobre todo en mantener al personal informado sobre lo que sucede en la empresa, además se centran en la motivación del equipo y en los proyectos relevantes dentro de la empresa. Aquí se incluye, en estrecha relación con la motivación, la comunicación sobre los objetivos en un plazo corto-medio.

Queda por nombrar un factor  esencial por parte del empresario o la dirección en cuanto a la celebración de las reuniones y es la transparencia y sinceridad con los empleados. Sin embargo, hay información que puede perjudicar el rendimiento y el correcto funcionamiento de la empresa, por lo que se pueden ver perjudicados todos los implicados; la responsabilidades y preocupaciones del empresario y los empleados no son las mismas y el empresario debe tiene la obligación de saber cuando es necesario transmitir esa información por el bien del equipo y la empresa.